クラウド会計が便利なのは何となくわかってるけど、デメリットも気になるな・・・
メリットが多いですが、デメリットも踏まえたうえで活用したいですよね。今回はクラウド会計ソフトのメリットとデメリットについて解説しますね。
クラウド会計とは、インターネットを活用した会計サービスのことです。
サービス提供会社のデータセンターに情報が蓄積されていくので、インターネット環境とパソコンがあれば場所を問わずアクセスすることが可能となります。
大きな初期費用も必要ありません。
メリットが多いですが、デメリットもあるので順番に解説していきますね。
会計ソフトにはクラウド型とインストール型がある
会計ソフトには「クラウド型」と「インストール型」があります。
今回のテーマの本題ではありませんが、基本は押さえておきたいのでそれぞれの特徴を表にまとめました。
クラウド型とインストール型のちがいはわかりましたか？
特徴をおさえられたら、さっそく、クラウド会計のメリットとデメリットについて解説していきたいとおもいます。
クラウド会計のメリット５つ
まずはメリット５つから解説していきます。
メリット①：仕分けの入力を自動化できる
「仕分けの入力を自動化できる」。これが一番のメリットです。
今までのやり方であれば、こんな感じで会計ソフトに仕訳入力等していると思います。
【クラウド会計をつかわない場合】
・通帳を記帳。通帳を見ながら手入力
・社員から経費精算書を回収して、その結果を手入力
・給与計算をして、その結果を手入力
・請求書を作成してから、その結果を手入力
・請求書を印刷して、封筒に入れて郵送 など
一方、クラウド会計であれば、すでに存在するデータを活用して「手入力」と「二度手間」を排除できます。
【クラウド会計をつかう場合】
・インターネットバンキングの入出金データを取り込んで自動仕訳
・クラウド会計ソフトにある経費精算機能を活用して、そのまま自動仕訳
・クラウド会計ソフトにある給与計算機能を活用して、そのまま自動仕訳
・クラウド会計ソフトにある請求機能を活用して、そのまま自動仕訳
・ボタンひとつで請求書を得意先に自動発送 など…
このように、クラウド会計でをつかえば仕訳入力等がほぼ自動化され、飛躍的に業務効率が上がります。
メリット②：初期コストを抑えられる
メリットの２つめは「初期コストが抑えられる」です。
会計ソフトにはクラウド型とインストール型があると説明しましたが、「初期コスト」という点では圧倒的にクラウド型の方が抑えられます。
クラウド型は月額制で2,000円程度ですが、インストール型は一括10万円以上するものがほとんどです。
大きな買い物にはなるので、使いやすさや機能もよく分からないうちに、インストール型の導入は少しハードルが高いですよね。
起業したてで資金にも余裕がない時期には初期コストが抑えられることはありがたいです。
メリット③：税制や社会保険の情報が自動でアップデートされる
税制や社会保険などについては毎年のように制度が改正されます。
変更点を知ることは大切ですが、会計処理のときに変更点を反映するのはなかなか大変です。
今までの会計ソフトでは、手動でアップデートしなければなりませんでしたが、クラウド会計ソフトは自動でアップデートしてくれます。
面倒な作業を自動でしてくれるのはありがたいです。
メリット④：データがバックアップされる
クラウド会計ソフトを活用すると、そのデータはサービス提供会社が自動でバックアップしてくれます。
高セキュリティで安心安全にデータを保存してくれるので、手動でバックアップをする手間が省けたり、データをうっかり破損してしまったという恐れがないのもメリットのひとつですね。
メリット⑤：場所を問わず利用できる。税理士との連携もラク
あたりまえですが、インターネット環境があればどこでも、いつでも使えます。
また、顧問税理士がいる方はクラウド会計ソフトを利用することで、データを共有することができ、いちいちデータを送信したりする手間を省くことができます。
クラウド会計のデメリット３つ
クラウド会計はメリットが多いですが、デメリットがあるのも事実です。デメリットについて解説してみます。
デメリット①：インターネット環境がないと使えない
クラウド会計はインターネット上で利用するサービスですので、インターネット環境がないと利用できません。
通信障害などが起きたときも利用できなくなってしまいます。
最近では通信障害もほとんど起きなくなりましたし、起きてもすぐに復旧してますので、あまり気にしすぎることはないのかなというのが、個人的な意見です。
デメリット②：コストが継続的にかかる
クラウド会計はインストール型と違い月額制のものがほとんどです。
長い目線でみたら、インストール型よりもコストがかかってしまう恐れはあります。
ただし、税金、社会保険の制度改正を自動でアップデートしてくれる点も踏まえると、「常に最新の状態で利用できる」という点にコストをかけることは費用対効果としては悪くはないと思います。
デメリット③：少なからずセキュリティのリスクはある
インターネット上でデータを管理する以上、情報の流出リスクなど、セキュリティ上のリスクはないとはいえません。
僕の意見としては、専門性が自分よりも圧倒的に高いクラウド会計サービス提供会社の方が自分よりも信用できます・・・！。
クラウド会計はどんな人におすすめ？
メリットとデメリットが整理できたところで、「結局自分は使ったほうがいいのだろうか」という疑問もあるとおもいます。
なので、クラウド型がおすすめなひと、インストール型がおすすめな人の特徴についてまとめてみました！
クラウド型がおすすめな人
・小規模（1人、多くとも数十名程度の組織）
・インターネットバンキングを利用している
・決済はクレジットカードが基本
・売上回収にキャッシュレス決済を導入している方
インストール型がおすすめな人
・大規模組織の方
・インターネットバンキングを利用していない・利用したくない方
・現金取引が多い業種の方（製造業・建設業の方など）
※飲食店や美容業の方はキャッシュレスを導入しているのあれば、クラウド型がおすすめです。
とこんな感じです。
クラウド会計はインターネット上での記帳になりますので、キャッシュレスでの取引を採用している方が良いということです。
まだ、キャッシュレスを導入してないよ～っていう方も効率化を図るうえでも導入を検討してはいかがでしょうか？
おすすめの会計ソフト３つ
クラウド型の会計ソフトは数多くありますが、ありすぎて迷うと思います。
おすすめの会計ソフトを３つ挙げます。
この３つです。特徴を表にまとめました。
結論をいえば「freee会計」がもっともおすすめです。
このブログを読んでいただいている方は、会計について初心者の方も多いと思いますが、最も初心者向けに設計されていると思います。
ただ、それぞれ、特徴もありますし、無料お試し期間もあるので、自分に合いそうなものを使ってみて下さいね。
まとめ
今回はクラウド会計ソフトのメリット、デメリットについて解説しました。
クラウド会計は特にフリーランス・個人事業主など、小規模で事業をされている方にはオススメできるサービスです。
自動化できるめんどうな作業は自動化をしてしまって、本業に力を注げるようになると良いですよね。
今回は以上です。最後まで読んでいただきありがとうございました。